SCI

Postup vypracování citačních ohlasů za rok 2020 pro potřeby interní evaluace 1. LF UK a VFN v novém rozhraní Web of Science

Sběr citací probíhá několik let v excelovém dokumentu, z minulosti tedy máte již velký seznam prací autorů. Při každém dalším roce sběru potřebujete dodat k přehledu nové řádky prací, které byly v posuzovaném roce citovány a ještě v excelu uvedeny nebyly. Pokud si dle návodu dáte vyhledat ve Web of Science práce autora z excelového dokumentu (každá práce má jedinečné číslo záznamu WOS ISI) a „schováte“ si je použitím booleovského operátoru NOT, bude množina prací v databázi ke zpracování mnohem menší (nebudete muset pracně ručně porovnávat, co v excelu již máte a co ne, prostě se Vám v excelu již zaevidované práce ve Web of Science ani nezobrazí). Navíc si můžete práci usnadnit do dalších let sběru tím, že si do excelu zapíšete práce, které sice započítány být nemají, protože nesplňují podmínku, ale oním zapsáním se Vám nebudou objevovat při hledaní a nebudete muset každý další rok sběru opět a opět pracně vyhodnocovat autorství.

Citační ohlasy jsou důležité pro bodové ohodnocení interního hodnocení za uplynulý rok (SCI body). Předkládejte citace prací, které mají v adrese pracoviště fakulty/VFN. Citace na autorovy práce, které vznikly v jiné instituci, nemohou být započítány (ale může se vyplatit si tyto práce do přehledu zanést jako nepředkládat, ať nemusíte každoročně řešit znovu a znovu – při zpracování se Vám ve Web of Science nezobrazí).

Postup pro vypracováni citačních ohlasů za rok 2020:

Postup je uveden pro zpracovatele, kteří vytvářejí za celé pracoviště. Návod je podrobný pro úplné začátečníky, pokročilí jistě již spoustu věcí budou znát a mohou si jen rychle připomenout.

Prosíme, projděte si všechny kroky, než se do vypracování pustíte. Tím si lépe ujasníte souvislosti. 

Proti loňskému roku se JINAK uvádí WOS ISI číslo a Hirschův index se vypracovává v novém rozhraní rozdílným postupem – ale princip je stejný, je to jen uživatelsky přívětivější.

(vždy si kliknutím rozbalte a po přečtení zabalte podrobnosti)

Sběr citací probíhá v Office 365. Podklady pro dopracování naleznete

klikněte sem ——–⟩       na sharepointu UK v soukromé skupině     ⟨—— klikněte sem

– nejdříve zadejte své osobníčíslo@cuni.cz (nikoliv lf1.cuni.cz), poté budete přesměrováni na CAS přihlášení, kam se přihlašte jako do jiných informačních systému UK, jak jste zvyklí.

  • pokud Vám nebyl ještě udělen přístup, zažádejte si o něj e-mailem na achri@lf1.cuni.cz
  • nemáte-li úvazek u 1. LF UK, ÚVI Vám pošle podklady e-mailem

Pozor, pokud se Vám objeví hláška Nefungovalo to, jste pravděpodobně přihlášeni v Office 365 u jiné instituce (např. u VFN),

Pokud nechcete „přepínat“ mezi účty, zkuste pro každý užívat jiný internetový prohlížeč.

Jinak klikněte na první odkaz: Klikněte sem a přihlaste se k tomuto webu pod jiným účtem:

A přihlaste se účtem s právy k přístupu (tedy s @cuni.cz):

(pokud se Vám nenabízí, kliknete na Použít jiný účet a přihlaste se @cuni.cz).

Pokud neznáte:

Dokument je v online prostředí a změny se samy ihned ukládají. Pokud jste něco zadali chybně, dejte zpět (Ctrl + Z), nebo šipku vlevo:

Pokud chcete přidat řádky: klikněte před řádek (tím se celý označí) nad kterým má být nový přidán a pravým tlačítkem myši vyberte Vložit řádky (kolik řádků označíte, tolik nových prázdných získáte):

Potřebujete-li údaje řadit: označte si všechna data Ctrl + A (nebo myší klikněte na šedý trojúhelníček vedle sloupce A a nad číslováním řádku 1) a klikněte na Data a zvolte Vlastní řazení a pokud máte označení Data obsahují záhlaví, můžete si sloupce nechat řadit podle potřeby: např. podle autora a názvu práce:

O stínování buněk se dozvíte zde.

O zarovnávání textu v buňce se dočtete zde.

O kopírování formátu (funkce štětečku) je psáno zde.

Na sharepointu uvidíte složku svého pracoviště NSXXX (kde xxx je číslo nákladového střediska Vašeho pracoviště).

V podsložce XXX_CO_2020 naleznete 2 dokumenty:

  • xxx_formular2020
  • xxx_podklady2020.

Než začnete citační ohlasy vypracovávat, zaktualizujte si XXX_formulář2020.xlsx tak, aby byli uvedeni pouze autoři, kteří měli ve sledovaném období (1. 1. 2020 – 31. 12. 2020) studijní (PGS – postgraduální studenti) a/nebo pracovně-právní vztah k 1. LF a/nebo VFN (i kdyby to byl pouze jeden pracovní den).

Proč je důležité? Pokud na začátku stanovíte autory, kterým se mají citační ohlasy vytvořit, ušetříte si práci se zbytečným vypracováním autora, který vůbec předložen být neměl, a také při kontrole dat po přepočtu bodů interního hodnocení nebudete muset reklamovat, že někoho postrádáte.

Autoři, kteří nastoupili až v roce 2021 nebo skončili 31. 12. 2019 a dříve, ty nelze započítávat (a pokud v podkladech jsou, vymažte je). 
Budete-li připisovat nově příchozí autory a nebudete znát jejich osobní číslo, nevadí, nechte prázdné, my doplníme sami (je potřeba mít kvůli spárování takové, které má autor v číselníku OBD – může se tedy stát, že autor je sice už jen ve VFN, ale má osobní číslo UK např. ze studií). Dále zaškrtněte, zda byl autor ve sledovaném čase na 1. LF a/nebo VFN a/nebo byl PGS (postgraduálním studentem). Nevyčíslujte výši úvazku, dávejte pouze křížek a/nebo PGS. Zkontrolujte tituly a případné změny příjmení.

V excelu uveďte jméno podle tohoto vzoru: Nováková (Horáková), Anna, kde v závorce je při publikování dříve používané příjmení. Mezi příjmením a křestním jménem je čárka.

Dokument XXX_podklady2020.xlsx obsahuje již dříve zadané práce (a ÚVI se snaží přidávat průběžně i práce z OBD, ať s tím máte co nejméně starostí). Autoři jsou seřazeni abecedně, stejně tak i jejich práce. Řádky autorů, kteří již na pracovišti v minulém roce nefigurovali, smažte.

Než se pustíte do zpracování citačních ohlasů, je nutné si vždy uvědomit, jestli autor v rámci fakulty nepůsobil i na jiném pracovišti.

Pokud autor ve sledovaném období (1. 1. 2020 –31. 12. 2020) působil na více pracovištích v rámci 1. LF UK / VFN, předkládejte práce k vykazovanému pracovišti/ím přesně podle afiliace.

  • můžete si do excelu práci s dedikací onomu druhému pracovišti přesto zadat, ale připište do sloupce F nepředkládat a do sloupce N připište poznámku, že dedikace je jinému pracovišti fakulty/VFN (pokud by někdy v budoucnu autor byl jen už na Vašem pracovišti, práci si budete moci převzít – tuto skutečnost si hlídejte).

Pokud autor v minulosti (před 1. 1. 2019) byl na jiném pracovišti v rámci fakulty / VFN, ale tam už ve sledovaném období (1. 1. 2019 –31. 12. 2019) nefiguroval, můžete si tyto práce „převzít“. Uveďte do poznámky ve sloupci N, že afiliace je jinému pracovišti, kde byl autor dříve, aby Vám při kontrole nebyla vytýkána špatná dedikace.

Nezasahujte do prací z dřívějších let (ve sloupci F mají „ověřeno v minulých letech“), pokud tak z nějakého závažného důvodu chcete učinit, dejte do poznámky ve sloupci N požadavek na změnu a zdůvodnění.

Práce k fakultě, které byly publikovány po roce 2010, musejí mít pro uznání započítání citací adresu podle přílohy opatření děkana 5/2018. Tzn. že musí být uvedena Univerzita, fakulta a pracoviště.

Do excelu může být výhodné si zjednodušeně zapisovat i práce, které nejsou Vašeho autora, ale když uznáte za vhodné, že by Vám to usnadnilo práci, protože příští rok sběru byste se jimi nemuseli zabývat, uveďte je opět s poznámkou ve sloupci N – např. jmenovec a do sloupce F – nepředkládat.

Práce, které jsou autora, ALE v roce 2020 NEBYLY CITOVÁNY, nepředkládejte. Nemusely by být ani v budoucnu citovány a zbytečně vynakládáte energii, a data se nikdy nevyužijí.

Zde je ukázka zapisování (práce s nepředkládat budou mít vždy nula citací, protože do interního hodnocení nevstupují a jsou uvedeny jen, ať je nemusíte každoročně vyhodnocovat, je vhodné zabarvit šedivou barvou, ať na Vás více „svítí“, že nejsou k započítání):

Nově přidané práce mají vypadat takto (v poli Adresa je číslo adresy nebo nepředkládat, a ve sloupcích Marked List nic nevyplňujte):

Během léta budou citační ohlasy kontrolovány a bude Vám poslán mail s poděkováním a případnými nejasnostmi, které by byly potřeba dořešit. Buďte tedy na příjmu, nebo dejte vědět, prosím, že delší dobu nebudete k dispozici. Ať se vše stihne do termínu. Data budou dále zpracována a musejí se včas odevzdat.

Jděte do WoS https://www.webofscience.com/wos/woscc/basic-search,

  • Je možné, že bude nejprve nutné jít cestou přes Clarivate a až následně budete přesměrováni do přihlašování přes Centrální autentizační službu (CAS), pak postupujte takto: Vyberte v pravém obdélníku Institutional Sign In, kde je potřeba z rolovátka vybrat Czech Acedemic Identity ederation eduID.cz a dát Go a poté vybrat Charles university (pokud máte vybrán český jazyk – Karlova univerzita).

Přidejte nový řádek pro hledání (+ ADD ROW) a:

  • v prvním řádku z rolovátka vyberte Author,
  • v druhém pak Accession Number.
  • Mezi mini dejte Not (JE TO DŮLEŽITÉ – tím se nezobrazí práce v excelu a nebudete se jimi muset zabývat):

 

Do pole Author vyplňte příjmení a první písmeno křestního jména, např. Horak A

  • v poli Author je našeptávač. Nikdy nevolte příjmení a celé křestní jméno, zobrazily by se Vám jen výsledky, kde má autor křestní jméno rozepsáno, jenže často mívají autoři záznamy, kde je jen první písmeno křestního jména a tyto práce by tak nebyly podchyceny.
  • Pozor: pokud autor/ka publikoval/a pod různými jmény, nezapomeňte hledat pod všemi variantami. Do pole Author dejte jednu variantu i druhou variantu a oddělte je booelovským operátorem OR.

V XXX_podklady2020.xlsx zkopírujte buňky sloupců O a P (v záhlaví mají Marked List) jen příslušného autora – v příkladu zvýrazněno zeleným obdélníkem.

  • pozor po levé straně hlídejte, že se zabarvila pořadová čísla řádků jen ke hledanému jménu (na našem konkrétním příkladu zvýrazněno v růžovém obdélníku – 2. až 16. tmavší než 1 a 17, 18,… a odpovídá to řádkům jména hledaného autora), ať se nepřekouknete a omylem si nezkopírujete řádky kolegy/ně v abecedě před nebo za:

  • (tip: pokud umíte v excelu pracovat s filtry, nechte si zobrazit jen aktuálně hledaného autora a odpadne Vám toto hlídání si řádků)
  • nebo si řádky každého autora označte jinou barvou (pokud neznáte, více o stínování buněk zde)

Zkopírované údaje vložte do okénka pro hledáni podle Accession Number, a na konci UMAŽTE POSLEDNÍ OR (jinak by se Vám nic nenašlo a objevilo by se upozornění – Search Error: Invalid use of boolean operator. Check your query to make sure boolean operators (AND, OR, NOT) are used properly between terms.):

 a dejte Search.

Zobrazí se Vám výsledky hledání.

  • Pokud se setkáte s chybovou hláškou: Your search found no results:
  • hledaný autor má v excelu vypsány všechny své práce a tudíž žádné jiné výsledky se při dotazu nenajdou, a můžete se věnovat dalšímu autorovi v pořadí. 
  • Tip pro pokročilé: pokud máte autora, který má příliš časté příjmení, je možné využít Refine Results po levé straně a omezit si výsledky – např. v Countries na Czechoslovakia a Czech Republic.

Dejte vpravo nahoře CITATION REPORT:

Zobrazí se přehled prací a citovanost dle let.

Zaměřte se pouze na nenulové hodnoty sloupce 2020 (a to jen do Total nad 0 – v této konkrétní ukázce tedy nad červenou čarou). Ostatními nemá cenu se zabývat.

  • Poznámka: na první stránce je zobrazeno až 50 záznamů (lze si navolit 10, 25, 50 na stránku) pokud je záznamů více, pro další je potřeba se prokliknout na následující strany šipkou v podobě špičaté závorky < 1 of 2 >

 

Pokud se má práce zapsat do excelu (POZOR: práce, které jsou autora, ALE v roce 2020 NEBYLY CITOVÁNY, nepředkládejte), učiňte tak.

  • tip: pokud jste již nějakou práci pořešili, můžete si ji ze seznamu Web of Science odstranit kolečkem s mínusem Θ (vlevo před každým řádkem), ať máte hezký pocit, jak Vám práce krásně ubývá :) a co už máte splněno. Stejně si můžete „odmazávat“ práce, kterými se nebudete zabývat vůbec.

Upozornění:

Pokud je autorů více než 10, bude zde More, je potřeba rozkliknout, ať vidíte všechny autory:

stejně jako pokud je počet adres více než pět a adresa Vašeho autora je „schovaná“, dejte ...more addresses:

Doplňujte podle záhlaví sloupců.

  • NS – číslo Vašeho nákladového střediska podle číselníku 1. LF (přehled NS najdete na https://uvi.lf1.cuni.cz/publikacni-cinnost/citacni-ohlasy)
  • Os. číslo dle OBD – osobní číslo, pokud neznáte, doplníme sami; může se tedy stát, že autor je sice už jen ve VFN, ale má osobní číslo UK např. ze studií
  • Autor ve tvaru: Příjmení, jméno – pokud autor publikoval pod více jmény, uveďte varianty: Nováková (Horáková), Anna, kde v závorce je při publikování dříve používané příjmení
  • Název práce – zkopírujte název práce
  • WOS ISI – jedná se o jedinečné číslo záznamu práce, zkopírujte z adresního řádku prohlížeče odkaz na www stránky, zde je příklad www záznamu s wos isi číslem WOS:000482128400062: https://www.webofscience.com/wos/woscc/full-record/WOS:000482128400062
  • Adresa (kde je 1. LF nebo VFN) z pole Address – vepište číslici, kterou má u sebe adresa hledaného autora; uvádějte pravdivou skutečnost, v řadě záznamů má u sebe autor číslo adresy u svého jména (pokud ne, dejte 1), případně ověřte přímo v plném textu a doložte; u prací, které nechcete předkládat, zapište Nepředkládat
  • Adresa 1. LF – pokud má autor v práci adresu 1. LF,  zakřížkujte
  • Adresa  VFN – pokud má autor v práci adresu VFN , zakřížkujte
  • Pozice hledaného autora (číslicí pořadí v rámci pole Author(s)) – spočítejte, na kterém místě se hledaný autor nachází
  • Pozice korespondujícího autora číslicí pořadí korespondujícího autora naleznete v sekci: Corresponding Address, najděte jej mezi autory a spočítejte, na kolikátém místě se nachází; pokud je více korespondentů, uveďte všechny; pokud není uveden, zeptejte se autora, případně dejte 1, je to nejčastější výskyt, tak to bude snad nejspravedlivější
  • Celkový počet autorů (z pole Author(s) spočítejte celkový počet autorů
    • tip: pokud se Vám nechce počítat velký počet spoluautorů ručně, můžete si pomoct, že si autorský kolektiv zkopírujete, otevřete si prázdný excelový dokument a do první buňky pravým tlačítkem myši dáte: Vložit jinak… a zvolíte v nabídce jako text. Jména se Vám tak rozkopírují do řádků a na kterém řádku je poslední autor, tolik je autorů celkem.

Vypracujte pro všechny autory, kterým mají být citační ohlasy zajištěny. Až budete mít, jděte na krok 5.

U každé práce je http odkaz (např. https://www.webofscience.com/wos/woscc/full-record/WOS:000555555555555), kterým se pohodlně prokliknete přímo do záznamu práce.

  • tip: pokud chcete opět ušetřit čas, doporučujeme si práce v excelu seřadit podle tohoto linku a abecedně podle jména autora, seskupíte tak k sobě práce a budete moci vyhodnotit práce s více spoluautory najednou.

Až budete v záznamu, klikněte na odkaz pod Citation Network In Web of Science Core Collection (zde na našem konkrétním příkladu na 72):

(pokud by práce bude měla nula citací, nechte ji v přehledu v excelu a neumazávejte ji, příští rok už citována může být).

Bude nás zajímat po levé straně Refine Results dvě sekce:

  • Publication Years
  • Authors

Pokud není v Publication Years uveden rok 2020 (je uvedeno vždy pět nejnovějších výskytů let), zapište do excelu k příslušnému řádku práce nula citací.

V opačném případě rok 2020 zaškrtněte, objeví se fialový obdélník, potvrďte REFINE (na našem příkladu vidíme, že prací za rok 2020 je celkem 10):

Poté je u těchto prací potřeba vyloučit autocitace. Soustřeďte se tedy nyní na Authors.

Autoři jsou seřazeni podle pěti nejčetnějších výskytů jména.

Pokud hledaného autora nevidíte už v tomto prvním náhledu a autorů je mnoho, je potřeba dát See all:

 

A dále lze v Search for Authors nad výčtem autorů začít vepisovat jméno hledaného autora (bez diakritiky)

a pokud autor je uveden, ukáže se Vám, pokud není, zobrazí se hláška: NO OPTIONS MATCH

 

Pokud autor není uveden, vyplňte počet citací, kolik bylo prací za rok 2020.

Pokud autor uveden je, podívejte se na číslici u jeho jména a odečtěte od počtu prací za rok 2020 z hlavy (případně můžete autora zaškrtnout a dát EXCLUDE (vyloučit) a získáte počet citací bez autocitací taktéž).

  • V našem příkladu tedy 10 – 4 = 6 citací bez autocitací za rok 2020.

Takto vyplňte pro všechny autory a jejich práce. Až budete mít, jděte na krok 6.

Do formuláře vepište každému autorovi součet citačních ohlasů. Je potřeba pohlídat, aby se součty v přehledu a ve formuláři shodovaly.

pokud neznáte: označíte-li si požadované buňky, dole uvidíte součet (nemusíte tedy nic počítat ručně nebo na kalkulačce nebo dávat funkci suma ⨊):

  • Tip pro pokročilé: pokud umíte pracovat s kontingenčními tabulkami: označte vyplněné buňky, dejte Vložení – Kontingenční tabulka, zvolte 
 

Každému autorovi zjistěte h-index a hodnotu vepište do formuláře (xxx_formular2020).

H-index je za celoživotní publikační činnost (s afiliací kdekoliv, ne tedy jen na práce s dedikací k fakultě/nemocnici). Pokud autor publikoval pod různými jmény, je potřeba zahrnout všechny tyto varianty.

Návod na vypracování naleznete zde.

Než odevzdáte, ujistěte se, prosím, že:

  • jste uvedli jen autory, kteří měli pracovně-právní a/nebo studijní k 1. LF UK/VFN v období 1. 1. 2020 – 31. 12. 2020 (i kdyby jen 1 den)
  • jsou autoři uvedeni abecedně
  • u autorů, kteří publikovali pod více jmény, máte všechny varianty jména – u autorů se změněným příjmením píšete ve tvaru:
    • Nováková (Horáková), Anna; kde příjmení v závorce je dříve používané
  • vypracovali jste citace i h-index pro všechny varianty příjmení autora (při hledání jste do polí Author zapsali všechny obměny a použili booleovský operátor OR) a hodnota není nižší než loni
  • uvádíte autory do excelu s diakritikou a ve tvaru: Příjmení čárka mezera Křestní jméno – příklad: Řeřicha, Alois, pokud chcete od sebe odlišit jmenovce v rámci pracoviště, připište jr., doc., ale není to potřeba, i tak budou odlišitelní os. číslem dle OBD
  • že jste u autorů, kteří již na Vašem pracovišti nepůsobili, vymazali jejich data
  • že autor nemá totožnou práci uvedenou vícekrát
  • že se Vám shodují součty v přehledu a ve formuláři

Vytištěný a podepsaný formulář dodejte (vnitřní poštou, poštou nebo osobně) do 30. června 2021. (Samotný přehled prací citovaných prací tedy netiskněte).

Na obálku napište:

Citační ohlasy 2020

ÚVI,

U Nemocnice 4

128 00 Praha 2

Pokud si nevíte rady s tiskem, je potřeba nastavení měřítka: Přizpůsobit všechny sloupce na jednu stránku.

Děkujeme. 👏

Případné dotazy a připomínky pište na achri@lf1.cuni.cz

Citace budou během léta zkontrolovány a pokud bude potřeba něco doladit, budete osloveni. Vše probíhá pomocí barev, co je v pořádku, bude zažluceno, k čemu bude připomínka, bude označeno červenou barvou a ve sloupci M bude poznámka s připomínkou (na kterou budete reagovat). Až se shodneme na konečné verzi, bude pojmenováno XXX_CO2020_HOTOVO.xlsx a XXX_f2020HOTOVO.xlsx. Ve složce budou verze od odevzdaný, zkontrolovaný až po konečný dokument.

Poté dojde k přepočítání bodů pro interní evaluaci. Přednostům budou na podzim rozeslány tabulky s výpočty.

 

Print Friendly